Linee guida ANAC whistleblowing

Le Linee guida ANAC whistleblowing sui canali interni di segnalazione, approvate con delibera n. 478 del 26 novembre 2025, forniscono indicazioni applicative in relazione al d.lgs. 24/2023 in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Il documento si colloca in continuità con le precedenti Linee guida n. 311/2023, dedicate alla gestione delle segnalazioni esterne, e ne completa il quadro applicativo sotto il profilo organizzativo e operativo.

Le nuove Linee Guida forniscono indicazioni sulle modalità di istituzione e gestione dei canali interni di segnalazione, con l’obiettivo di garantire un’applicazione uniforme ed efficace della normativa sul whistleblowing.

Di seguito si propone una sintesi delle principali disposizioni e indirizzi interpretativi espressi dell’ANAC.

 

 Il canale interno di segnalazione

Il legislatore – e le Linee guida lo ribadiscono – privilegia il canale interno quale strumento per ricevere e gestire le segnalazioni, in quanto idoneo a garantire una più efficace prevenzione e trattazione delle violazioni, attesa la loro vicinanza ai fatti che hanno dato origine alla segnalazione.

Il ricorso al canale esterno ovvero alla divulgazione pubblica è consentito esclusivamente in presenza delle condizioni stabilite dagli artt. 6 e 15 d.lgs. 24/2023

In particolare, viene precisato che:

• il canale interno deve essere facilmente accessibile, sicuro e adeguatamente conosciuto da tutti i destinatari;
• la segnalazione può essere presentata in forma scritta e orale, e l’ente deve garantire entrambe le modalità;
• la gestione della segnalazione deve assicurare riservatezza, tracciabilità e tempestività;
• l’atto organizzativo o il MOG 231 deve disciplinare le modalità, preferibilmente informatiche, per la ricezione e gestione delle segnalazioni.

La preferenza accordata alle piattaforme informatiche si giustifica in virtù del fatto che, attraverso tali strumenti software, è possibile adottare stringenti misure di sicurezza e assicurare un maggiore livello di protezione dei dati personali tanto nella fase di acquisizione delle segnalazioni quanto in quella di gestione delle stesse, garantendo una interlocuzione riservata con la persona segnalante.

La scelta dello strumento da adottare deve avvenire tenendo conto delle caratteristiche del contesto organizzativo di riferimento, garantendo in ogni caso un livello di sicurezza adeguato ai rischi specifici per gli interessati. In tale prospettiva, il ricorso alla posta elettronica ordinaria o certificata deve essere considerato, di per sé, non idoneo a garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, salvo l’adozione di specifiche misure di mitigazione del rischio, adeguatamente documentate in sede di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

Per quanto concerne le segnalazioni in forma orale, le Linee guida rammentano l’utilizzo di linee telefoniche dedicate, sistemi di messaggistica vocale ovvero incontri diretti, nel rispetto di adeguate modalità di documentazione e previo consenso alla registrazione, ove prevista.

Sul piano sanzionatorio, la mancata istituzione del canale di segnalazione ovvero l’adozione di procedure non conformi alla disciplina di riferimento espone l’ente all’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie di rilievo da parte dell’ANAC.

 

Ruolo del sindacato: interlocuzione preventiva e non vincolante

L’attivazione del canale interno, così come la sua modifica sostanziale, richiede il coinvolgimento informativo delle rappresentanze o organizzazioni sindacali, ai sensi dell’art. 4 d.lgs. 24/2023.

Le Linee Guida ANAC whistleblowing chiariscono che non si tratta di un accordo, ma di una consultazione preventiva che si sviluppa nei seguenti passaggi:

1. l’ente trasmette l’informativa alle rappresentanze sindacali aziendali (RSA) oppure alla rappresentanza sindacale unitaria (RSU); in assenza di tali rappresentanze, l’informativa è indirizzata alle corrispondenti organizzazioni territoriali delle associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale.
2. le rappresentanze o organizzazioni sindacali possono esprimere eventuali osservazioni o pareri dalla natura non vincolante
3. l’ente valuta le eventuali indicazioni ricevute e procede mediante atto organizzativo (delibera del CdA o aggiornamento del MOG) all’attivazione o modifica del canale interno di segnalazione.

Le modalità di interlocuzione sono rimesse alla discrezionalità dei singoli enti.

Quanto al contenuto, l’informativa dovrebbe indicare i principali elementi che connotano il canale interno come, ad esempio, le modalità di presentazione della segnalazione, la gestione della stessa, l’individuazione del gestore, la formazione specifica del personale addetto, nonché la modalità di diffusione all’interno dell’ente delle informazioni relative all’utilizzo del canale. L’ente potrebbe inoltre indicare un termine congruo entro il quale ricevere un riscontro.

La mancata interlocuzione preventiva con le rappresentanze sindacali rende la procedura non conforme.

 

Il gestore del canale interno

Il d.lgs. n. 24/2023 prevede che la gestione delle segnalazioni sia affidata ad una persona o a un ufficio dedicato interno all’ente, oppure a un soggetto esterno all’ente. I compiti e le responsabilità di tali soggetti, anche rispetto al trattamento dei dati personali, devono essere indicati e specificati dall’ente all’interno dell’atto organizzativo/MOG 231.

Le Linee Guida ANAC whistleblowing chiariscono che il gestore deve essere:

• autonomo e imparziale, privo di condizionamenti e libero da interferenze dell’organo di indirizzo,
• indipendente, in modo da poter svolgere le proprie attività in piena autonomia operativa e valutativa,
• dotato di specifica formazione in ambito giuridico, in materia di whistleblowing e trattamento dei dati personali, nonché di un’adeguata conoscenza dell’organizzazione e del funzionamento dell’ente,
• in grado di svolgere l’istruttoria, accendendo ai servizi dell’ente e coinvolgendo le strutture interne o esterne all’ente che ritiene opportune.

L’ANAC precisa, inoltre, che l’organo di indirizzo non può esercitare poteri di supervisione sulla gestione delle segnalazioni né sull’esito dell’istruttoria. Il suo eventuale coinvolgimento può avvenire esclusivamente a valle dell’istruttoria, qualora emergano profili di competenza.

Ad esempio, qualora si renda necessario rivedere un atto interno, il gestore conclude autonomamente l’istruttoria e trasmette all’organo competente la relativa relazione e gli estratti pertinenti della segnalazione, debitamente anonimizzati. Analogamente, qualora emerga una possibile violazione del codice di comportamento, il gestore, una volta conclusa l’istruttoria, trasmette la documentazione ritenuta utile all’ufficio competente per la valutazione dell’eventuale avvio del procedimento disciplinare.

Le Linee Guida forniscono inoltre indicazioni in merito:

• al ruolo dell’OdV, quale possibile gestore delle segnalazioni ovvero destinatario di flussi informativi da parte del gestore esterno;
• all’eventuale cumulo dell’incarico di responsabile della protezione dati con quello di gestore del canale whistleblowing;
• ai casi di conflitto di interessi del gestore, con nomina preventiva di un sostituto,
• alla gestione delle segnalazioni erroneamente ricevute da soggetti diversi dal gestore.

 

Gestione operativa della segnalazione

Le Linee guida scandiscono le attività del gestore che si articolano nelle seguenti fasi:

1. rilascio dell’avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla presentazione;
2. esame preliminare di ammissibilità soggettiva e oggettiva nonché interlocuzioni riservate con il segnalante ed eventuale richiesta di integrazioni;
3. svolgimento dell’istruttoria autonoma con possibile coinvolgimento di strutture interne o esterne all’ente e con l’eventuale supporto di un gruppo d lavoro dedicato all’attività di verifica e analisi delle segnalazioni.
4. riscontro alla persona segnalante sull’esito dell’istruttoria entro 3 mesi (termine non perentorio);
5. conservazione della documentazione inerente alla segnalazione e cancellazione.

In particolare, si segnala che, all’esito dell’attività di istruttoria, il gestore può:

• archiviare la segnalazione, motivandone le ragioni;
• trasmettere gli atti agli organi o alle funzioni interne ed esterne competenti per i relativi seguiti.

ANAC precisa che al gestore della segnalazione non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali né l’adozione di provvedimenti conseguenti alla propria istruttoria.

Una volta concluse le attività di gestione della segnalazione, il gestore dovrà cancellare sia la segnalazione sia la relativa documentazione, al più tardi decorsi cinque anni dalla comunicazione alla persona segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione.

 

Fornitori esterni, piattaforme condivise e gruppi di enti

Le Linee Guida ANAC whistleblowing forniscono indicazioni in merito:

• alla possibilità di affidare a soggetti esterni sia la fornitura della piattaforma sia la gestione del canale di segnalazione, purché detti soggetti terzi siano autonomi, qualificati e contrattualmente investiti di poteri e responsabilità, anche come responsabili del trattamento dei dati personali, in conformità alle condizioni previste dall’art. 28 Reg UE 2016/679;
• alla condivisione del canale di segnalazione tra enti minori, soggetti privati sottosoglia e gruppi societari, mediante piattaforma unica “ramificata”, ferma restando l’autonomia dei singoli canali e delle istruttorie, nonché la stipula di accordi di contitolarità in materia di protezione dei dati personali.

 

Disciplina whistleblowing e Modello organizzativo 231

Le Linee Guida ANAC whistleblowing dedicano un approfondimento al rapporto tra disciplina whistleblowing e  Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. 231/2001, il quale deve essere necessariamente integrato prevedendo:

• l’indicazione del canale interno di segnalazione;
• la disciplina delle modalità di presentazione delle segnalazioni;
• la gestione delle istruttorie;
• il divieto di ritorsione nei confronti del segnalante;
• l’aggiornamento del sistema disciplinare.

In sintesi, ANAC ribadisce che il canale interno deve essere:

• integrato nel MOG 231,
• coerente con codici di comportamento e sistema disciplinare,
• supportato da formazione mirata e continuativa sia per garantire una gestione consapevole e accurata delle segnalazioni whistleblowing sia per creare una cultura di trasparenza e integrità all’interno dell’organizzazione.

Il testo integrale delle Linee guida è disponibile sul sito dell’ANAC.

Sul tema del Modello 231, si veda anche l’articolo sulle novità normative 2025